Process de transformation des leads commerciaux
Transformer des prospects de différentes sources (contacts événements, réseau, base interne…) en clients grâce à l'automatisation.
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👉 Le contexte du projet
L'objectif de l'entreprise était d'augmenter son nombre de clients, avec la même équipe et sans investissement trop important.
Un audit a été réalisé par Sparky Flow en amont pour établir les différentes étapes du processus commercial. L'enjeu était ensuite de standardiser le process et de l'automatiser davantage pour l'accélérer et gagner des clients plus facilement.
🎯 L'objectif : Rendre accessible l'information à tous, faciliter la liaison avec les autres services et le pilotage.
Présentation de l'entreprise
💼 Type : PME
🔬 Secteur : Pôle de compétitivité
📍 Localisation : Provence
💪🏼 Équipe : -20 personnes
Solution mise en place 🛠️
Une architecture no-code complète pour automatiser le processus commercial.
AirtableBase de données
ZapierConnecteurPremier contact et rendez-vous
À partir du CRM d'origine, envoi d'un mail de contact à un prospect automatiquement avec une proposition de rendez-vous. Formulaire de compte rendu de rendez-vous pour mettre à jour le CRM avec les données récoltées.
- ✓Mail automatique
- ✓Proposition RDV
- ✓Compte rendu structuré
- ✓Mise à jour CRM
Relances jusqu'à adhésion
Envoi de mail automatique avec formulaire d'adhésion en ligne et relances automatiques programmées.
- ✓Relances automatiques
- ✓Formulaire d'adhésion
- ✓Suivi des réponses
- ✓Notifications
Adhésion/Contractualisation
Suite à l'adhésion, enregistrement des informations dans le CRM avec envoi d'un mail pour paiement et notification à la comptabilité.
- ✓Enregistrement automatique
- ✓Lien de paiement
- ✓Notification comptabilité
- ✓Suivi contrat
Équipe & validation
Génération automatique d'un dossier à faire valider par le CA et notification interne à toute l'équipe après validation.
- ✓Dossier automatique
- ✓Validation CA
- ✓Notification équipe
- ✓Workflow interne
Dashboards de pilotage
Création de dashboards de pilotage avec les chiffres de l'équipe et individuels accessibles pour la manager.
- ✓KPIs équipe
- ✓Suivi individuel
- ✓Pipe commercial
- ✓Reporting temps réel
Notre méthodologie 🏆
Un accompagnement structuré en 4 phases pour garantir la réussite du projet.
Audit & Cadrage
Analyse du processus commercial existant et identification des automatisations.
Architecture
Conception des workflows et intégrations CRM/Airtable.
Développement
Création des automatisations, formulaires et dashboards.
Déploiement
Mise en production, formation et accompagnement de l'équipe.
Le flow proposé
Vue d'ensemble du processus commercial automatisé.
Concrètement ça donne quoi ?
Aperçu des outils et formulaires créés pour l'entreprise.
Pipeline de suivi par statut
Formulaire de compte rendu RDV
Formulaire d'adhésion en ligne
Résultats 📈
Des bénéfices concrets et mesurables pour l'entreprise.
Qualité
Meilleur suivi des prospects, gestion facilitée et dashboards de suivi du pipe commercial.
Temps
Gain de temps pour l'équipe grâce aux mails automatiques et à la suppression de la saisie manuelle dans le CRM.
Image de marque
Expérience optimisée, plus rapide et plus facile pour les prospects.
Affaires
À terme, augmentation du chiffre d'affaires grâce à l'augmentation du taux de transformation des prospects en adhérents.
Opérations
Gain de temps et fluidité grâce à une meilleure liaison avec la comptabilité + la communication.
Questions fréquentes 💬
Comment automatiser le processus commercial d'une PME ?
L'automatisation passe par la connexion du CRM existant (Sugar) à Airtable via Zapier pour les mails automatiques, formulaires d'adhésion, relances programmées et dashboards de pilotage commercial.
Comment automatiser les relances commerciales ?
Les relances sont programmées automatiquement via Zapier : envoi de mails avec formulaire d'adhésion, suivi des réponses et relances à intervalles définis jusqu'à l'adhésion ou la clôture du dossier.
Comment conserver le CRM existant tout en automatisant ?
Nous connectons le CRM existant (Sugar, HubSpot, Pipedrive...) à Airtable via Zapier pour ajouter les automatisations sans changer les habitudes de l'équipe. Les données restent synchronisées entre les deux systèmes.
Comment créer un dashboard de suivi commercial ?
Le dashboard est créé dans Airtable avec les données du CRM, affichant les KPIs équipe et individuels, le pipe commercial et les taux de transformation. La manager y accède en temps réel.
Combien de temps pour automatiser un processus commercial ?
Ce projet a été réalisé en 8 semaines pour une équipe de 20 personnes, incluant l'audit du processus existant, la création des automatisations et la formation de l'équipe commerciale.
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