Gestion de projet : Du 1er contact au début du chantier
Processus semi-automatisé de suivi de projet, facturation automatique et pilotage du cabinet avec une vision globale des projets.
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👉 Le contexte du projet
Ce cabinet d'architecture devait refuser des projets par manque de bande passante. Chaque architecte consacrait beaucoup de temps à des tâches administratives, et la gérante manquait de vision sur l'ensemble des projets en cours et la disponibilité de l'équipe dans les mois à venir.
🎯 L'objectif : Passer d'un mode de travail et de gestion "artisanal" à des processus semi-automatisés pour le commerce, la gestion de projet, la facturation et le pilotage.
Présentation de l'entreprise
💼 Type : Cabinet d'architecture
🔬 Secteur : Architecture
📍 Localisation : Bastia
💪🏼 Équipe : -10 personnes
Solution mise en place : 3 grands axes 🛠️
Une architecture no-code complète pour digitaliser l'ensemble du parcours projet.
AirtableBase de données
ZapierConnecteurTransformation lead → projet
Rendez-vous, préparation d'une proposition d'honoraires… Tout le processus commercial est digitalisé et suivi.
- ✓Rendez-vous en ligne
- ✓Proposition d'honoraires
- ✓Signature électronique
- ✓Suivi CRM
Phase de conception
Envoi des dessins, réception des retours, prise de rendez-vous, documents administratifs… Chaque étape est automatisée.
- ✓Envoi dessins automatique
- ✓Réception retours
- ✓Documents administratifs
- ✓Signature en ligne
Facturation automatique
Facturation automatique à chaque étape du projet, de la validation des dessins jusqu'à la livraison finale.
- ✓Facturation par étape
- ✓Validation automatique
- ✓Suivi paiements
- ✓Historique complet
Fonctionnalités ⚙️
✓ Réservation de rendez-vous en ligne pour les prospects (puis clients) avec rappel J-1, H-1, synchronisation Google Agenda
✓ Standardisation des prises de notes pendant les rendez-vous pour automatiser les comptes-rendus et remplir la base de données
✓ Formulaires à destination des clients pour soumettre toutes les pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier
✓ Élaboration d'une proposition d'honoraires avec signature en ligne
✓ Envoi de chaque "dessin" (étape de la conception) en automatique avec signature en ligne et facturation à validation
✓ Pré-remplissage automatique des CERFAs à destination des collectivités
Notre méthodologie 🏆
Un accompagnement structuré en 4 phases pour garantir la réussite du projet.
Audit & Cadrage
Analyse des processus existants et identification des automatisations prioritaires.
Architecture
Conception de l'écosystème Pipedrive + Airtable et des workflows.
Développement
Création des formulaires, automatisations et intégrations.
Déploiement
Mise en production, formation et accompagnement de l'équipe.
Les flows proposés
Vue d'ensemble des processus automatisés pour le cabinet.
Ouverture de dossier
Phase de conception
Exemples de formulaires
Aperçu des interfaces créées pour le cabinet.
Résultats 📈
Des bénéfices concrets et mesurables pour le cabinet.
Temps
Gain d'1h30 par jour pour chaque collaborateur.
Affaires
Meilleur taux de transformation des prospects en clients.
Satisfaction client
Amélioration qualitative de l'accompagnement des clients (trace écrite, meilleure prise en compte, + de temps pour la créativité).
Contraintes légales & qualité
Meilleure protection "légale" du cabinet, car partage systématique des documentations adéquates aux clients.
Questions fréquentes 💬
Comment automatiser la gestion de projet dans un cabinet d'architecture ?
L'automatisation passe par la mise en place d'un CRM (Pipedrive) connecté à une base de données (Airtable) et des outils de signature électronique. Les workflows automatisent l'envoi de documents, la facturation et le suivi des projets.
Quels outils no-code utiliser pour un cabinet d'architecture ?
Nous utilisons Pipedrive pour le CRM, Airtable pour la base de données, Calendly pour la prise de rendez-vous, Zapier pour les automatisations, et un outil de facturation connecté pour la gestion financière.
Combien de temps pour automatiser la gestion d'un cabinet d'architecture ?
Ce type de projet complet est généralement réalisé en 2 à 3 mois selon la complexité des processus existants. L'audit initial permet de définir les priorités et le planning.
Comment automatiser les propositions d'honoraires d'architecte ?
Les propositions sont générées automatiquement à partir des données du CRM via des templates. Elles sont envoyées avec signature électronique intégrée et le suivi est automatisé jusqu'à validation.
L'automatisation est-elle adaptée aux petits cabinets d'architecture ?
Oui, ce cabinet de moins de 10 personnes a gagné 1h30 par jour par collaborateur. L'automatisation permet justement aux petites structures de se professionnaliser sans recruter de ressources administratives supplémentaires.
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